Từ lúc quyết định đi đến ngày ngồi trong lớp ở Nhật là 9 bước kéo dài 9–12 tháng — trong đó có những bước bạn làm, những bước trường làm thay, và những bước chỉ có thể chờ. Bài này vẽ rõ toàn bộ: ai làm gì, mất bao lâu, giấy tờ chạy từ tay ai sang tay ai, và 4 điểm hay tắc.
⚡ Tóm tắt quy trình 9 bước
- Giai đoạn ở Việt Nam (bước 1–3, ~3–6 tháng): định hướng chọn bậc → học tiếng đạt ~N5 trở lên → chốt trường & đặt chỗ.
- Giai đoạn hồ sơ (bước 4–6, ~4–5 tháng): làm bộ hồ sơ COE → trường tại Nhật nộp thay lên Cục ISA, xét 1–3 tháng → có COE thì đóng học phí.
- Giai đoạn visa & bay (bước 7–9, ~1 tháng): xin visa qua đại lý ủy thác (~5–7 ngày làm việc, lệ phí mới từ 1/7/2026) → chuẩn bị bay → nhập cảnh & làm 5 thủ tục trong 14 ngày đầu.
- Điểm tắc hay gặp nhất: giấy tờ tài chính không hợp lý và giấy tờ vênh nhau — tắc ở bước 5 (xét COE), nơi bạn không thể can thiệp được nữa.
Nhiều bạn hỏi Gate Future: “em phải làm những gì, theo thứ tự nào?” — và bối rối vì mỗi nơi kể một kiểu. Lý do: quy trình du học Nhật có 4 “người chơi” — bạn, trường tại Nhật, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (ISA) và Đại sứ quán — mỗi người phụ trách một khúc. Bài này tách rõ từng khúc. Còn nếu bạn cần lịch đếm ngược theo tháng để biết khi nào bắt đầu, xem bài anh em: lộ trình du học Nhật Bản A–Z.
Toàn cảnh: 9 bước và 4 người chơi
| Bước | Việc chính | Ai làm | Thời gian |
|---|---|---|---|
| 1 | Định hướng bậc học, ngân sách | Bạn (+ tư vấn) | 1–2 tuần |
| 2 | Học tiếng đạt ~N5 trở lên (chuẩn 2026) | Bạn | 3–6 tháng |
| 3 | Chọn trường, phỏng vấn đầu vào, đặt chỗ | Bạn + trường Nhật | 2–4 tuần |
| 4 | Làm bộ hồ sơ COE (học vấn + tài chính + giải trình) | Bạn + người bảo lãnh | 3–6 tuần |
| 5 | Nộp hồ sơ lên Cục ISA & xét duyệt | Trường Nhật nộp thay → ISA xét | 1–3 tháng |
| 6 | Nhận COE, đóng học phí năm đầu | Bạn (chuyển khoản vào TK trường) | ~1 tuần |
| 7 | Xin visa (nộp qua đại lý ủy thác chỉ định) | Bạn → Đại sứ quán/TLSQ xét | ~5–7 ngày làm việc |
| 8 | Vé máy bay, hành lý, khám sức khỏe | Bạn | 1–2 tuần |
| 9 | Nhập cảnh — thẻ lưu trú, cư trú, bảo hiểm… | Bạn (tại Nhật) | 14 ngày đầu |
Giai đoạn 1 — Ở Việt Nam: bước 1–3
Định hướng: chọn bậc học & tính ngân sách thật
Trường tiếng → lên đại học? Senmon đi làm sớm? Cao học? Mỗi đường một bộ hồ sơ, một mốc thời gian. Dùng bản đồ các hệ để chốt, và bài chi phí để tính số tiền cần chuẩn bị.
Học tiếng Nhật — bước dài nhất, đáng tiền nhất
Từ 2026, hồ sơ trường tiếng cần trình độ ~N5 (kỳ COE từ 10/2026). Học càng vượt chuẩn, hồ sơ càng mạnh và sang Nhật càng đỡ khổ. Lộ trình từ số 0 ở bài học tiếng để du học.
Chốt trường, phỏng vấn đầu vào, giữ chỗ
Trường phỏng vấn online hoặc qua đơn vị tuyển sinh (hỏi động cơ du học, kế hoạch, gia đình — từ 2026 thường kèm đánh giá tiếng). Đậu phỏng vấn thì trường phát danh sách giấy tờ COE. Xem bộ câu hỏi phỏng vấn thật để chuẩn bị.
Giai đoạn 2 — Hồ sơ COE: bước 4–6 (khúc quyết định)
Làm bộ hồ sơ COE — 3 khối giấy tờ
Khối học vấn (bằng, học bạ, chứng chỉ tiếng — dịch công chứng, phiên âm thống nhất), khối tài chính (sổ tiết kiệm, thu nhập, thuế, 経費支弁書 người bảo lãnh viết), khối giải trình (lý do du học, kế hoạch học tập). Checklist từng tờ ở bài hồ sơ du học Nhật; phần tài chính xem chứng minh tài chính.
Trường nộp ISA — bạn chỉ có thể chờ (1–3 tháng)
ISA thẩm định giấy tờ, có thể gọi điện xác minh người bảo lãnh. Giai đoạn này KHÔNG bổ sung sửa đổi được — vì vậy mọi thứ phải chuẩn từ bước 4. COE là gì, vì sao trượt: xem bài giải thích COE.
Nhận COE → đóng học phí năm đầu
Chuyển khoản học phí vào tài khoản trường (giữ chứng từ chuyển tiền). Trường gửi COE (bản giấy hoặc eCOE) + giấy nhập học — bộ này dùng để xin visa. COE hiệu lực 3 tháng, nên các bước sau phải chạy ngay.
Giai đoạn 3 — Visa & bay: bước 7–9
Xin visa du học
Hồ sơ: hộ chiếu, COE, đơn xin visa, ảnh — nộp qua đại lý ủy thác chỉ định của ĐSQ/TLSQ (Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng). ĐSQ hầu như không phỏng vấn visa du học, chỉ kiểm giấy tờ. Chi tiết + phí mới ở bài visa du học Nhật.
Chuẩn bị bay
Vé một chiều khớp lịch nhập học của trường; khám sức khỏe; đổi một ít tiền mặt yên; xếp hành lý đúng quy định kiểm dịch (thịt và sản phẩm thịt bị cấm mang vào Nhật). Danh sách đầy đủ ở bài cần chuẩn bị gì.
Nhập cảnh & 14 ngày đầu
Nhận thẻ lưu trú tại sân bay lớn và nộp luôn đơn xin giấy phép làm thêm (資格外活動) tại quầy — tiết kiệm cả tháng chờ. Trong 14 ngày: đăng ký cư trú tại tòa thị chính, vào bảo hiểm y tế quốc dân, mở ngân hàng, làm SIM. Chuỗi việc chi tiết ở cẩm nang A–Z.
Quy trình này mất tổng cộng bao lâu?
Bài cùng chuyên đề du học Nhật Bản
Hồ sơ du học Nhật BảnChecklist 5 nhóm giấy tờ + quy tắc dịch công chứng
Visa du học Nhật BảnCOE 2 bước, phí mới 1/7/2026, lý do trượt
Nên chọn trường nào?6 tiêu chí số liệu + 5 cờ đỏ cần tránh
Câu hỏi thường gặp
Quy trình du học Nhật Bản gồm những bước nào?
Quy trình du học Nhật mất bao lâu?
Ai là người nộp hồ sơ COE — mình hay trường?
Bước nào trong quy trình hay bị tắc nhất?
Quy trình này khác gì bài “lộ trình du học Nhật Bản”?
Có COE rồi có chắc chắn được cấp visa không?
Không qua công ty tư vấn có tự làm quy trình này được không?
Học phí đóng ở bước nào, có rủi ro không?
Lệ phí visa du học Nhật hiện nay bao nhiêu?
Gate Future hỗ trợ những bước nào trong quy trình?
Muốn ai đó cầm nhịp cả 9 bước cho bạn?
Gate Future theo sát từng bước — từ chuẩn hóa hồ sơ COE đến lúc bạn làm xong 5 thủ tục ở Nhật. Minh bạch phí, không hứa “bao đậu”.
Về bài viết này
Biên soạn bởi Ban Tư vấn Du học Nhật Bản – Gate Future. Cập nhật tháng 07/2026; quy trình COE/visa và lệ phí theo nguồn chính thức dẫn dưới (lệ phí visa từ 1/7/2026 theo công bố Đại sứ quán Nhật tại Việt Nam).
Nguồn tham khảo: ISA — Thủ tục COE & tư cách lưu trú · Study in Japan — Thủ tục nhập cảnh · Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam — Visa & lệ phí